困ったときほど基本にもどる？：目標設定とスケジューリングを徹底すること

今年は目標設定とスケジューリングを例年以上にしっかりやっています。「忙しい、忙しい」とついつい言ってしまいがちですが、それを解消するためにはやはりこの２つが基本になってくるんですよね。

結局、仕事がまわっていないときというのは、

・自分のキャパシティーを自分自身で把握できていない
・把握できていないから仕事の調整がちゃんとできない（引き受けすぎてしまう）
・目標を設定していないから、ついつい流されて仕事をしがち（他人のペースで仕事をしてしまう）
・自分がやりたいことがどんどん後ろ倒しになってしまい、気持ち的に疲れてきてしまう
・全体的に仕事が中途半端になってしまう

というかんじになりがちですよね。これらを解消するためには、「睡眠時間を削る」とか「気合いでやる」というのでは無理で、結局基本にかえって「目標設定」と「スケジューリング」をしっかりやるしかないのですよね。

院生の最初の頃はこれが全然うまくいかずに苦労しました。いまもまだバタバタしているものの、だいぶましになりました。

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とはいえ、仕事の環境が新しくなると「仕事の流れ」が読めないことが多く、それによって、ついつい「流されるしかない」ということで、基本がおろそかになってしまう気がしています。昨年ちょっとそういう部分があったような気がしていて、その反省を活かして実施しています。

自分の管理の仕方を細かく書き出すと長くなってしまうので、シンプルに原則だけ書きますね。まあ超当たり前なんですけどね。

【目標設定について】

・2016年をどんな年にしたいのか（自分のやりたいことなど）を明確にしておく（理想のイメージ）
・その上で、具体的な数値に落とせるものは達成目標として数値にしておく（例：論文を少なくとも●本投稿、など）
・その達成目標をやるために必要な毎日の目標は数値にしておく（例：週に●本論文を読む、など）

毎日の目標については達成できたかをチェックしています。

【スケジューリングについて】

・事前にわかっている予定はとにかく全て書き出す
・「締め切り」や「イベント」だけを入力するのではなく「準備時間」も全て予定に入れる
・「予定」が空いていたとしても「準備時間」がとれない可能性がある場合には仕事を断ることも検討する
・「最終締め切り」の前に「ver1の締め切り」などを必ず設定する（できればそのときは人に見せるアポをいれる）
・必ず一ヶ月前にはどんな仕事でも一度手をつける（フォルダをつくる、とかだけでもよい）
・抱えているプロジェクトなどは一覧にしておき、todoは紙ベースで整理して、終わったら消していく

まあこんなかんじです。シンプルかなと思います。いろいろこれまでツールは試してきましたが、結局メインで使っているのは、

・グーグルカレンダー
・エクセル
・Evernote
・紙のノート

くらいですね。ツール系はスマホからもPCからも同じ環境になるようにしています。

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今日は目標設定とスケジューリングについて書きました。これらは基本的なことではあるのですが、仕事やプライベートを充実させるためにも重要なものだろうと思います。

同じ量の仕事をやるにしても、これをちゃんとやっているかで気持ちも仕事のクオリティもだいぶかわってくると思います。今年は多くの仕事を、着実な質をもって出せるようにがんばっていきたいところです。

目標設定やスケジューリングのやり方は、けっこう人によってやり方が違っていたりするので、そのやり方を人に聞くのは楽しかったりします。私はこうやっているよ、というのがあればぜひ教えてくださいね。

【関連する文献】

GTDの考え方とかは基本的な部分でかなり参考にしています。